Handy Soft :: eRačuni :: Uputstvo
Preuzimanje aplikacije HSFormular Porucivanje proizvoda

Uputstvo za korišćenje opcije HSFormular - eRačuni

Napomena
Handy soft doo nije "informacioni posrednik", program direktno komunicira sa portalom eFaktura i podaci se nalaze isključivo na računaru korisnika.

Baza podataka se nalazi u folderu
<lokacija programa>\Invoices\data\invoices.mdb

Primljeni i poslati prilozi se nalaze u folderu
<lokacija programa>\Invoices\data\attachments\downloads
<lokacija programa>\Invoices\data\attachments\uploads

Rezervna kopija se pravi automatski, a učestalost možete zadati izborom menija Opcije->Parametri->Lokacije.
* početna vrednost je sedam dana
U istom prozoru možete izabrati i folder gde se snimaju rezervne kopije, preporuka je folder koji nije na C disku.
* prilikom kvara ili reinstalacije, sigurnije je da podaci nisu na glavnom disku

U programu postoji opcija rekonstrukcije baze tj. preuzimanja svih računa sa portala eFaktura.


1. Podešavanja na portalu eFaktura

1.1. Aktiviranje opcije preuzimanja računa
1.2. Unos adresa za slanje obaveštenja

2. Rad u programu HSFormular

2.1. Lista računa
2.1.1. Pretraga računa
2.1.2. Sinhronizacija - preuzimanje izmena
2.1.3. Preuzimanje svih računa sa eFaktura (rekonstrukcija baze)
2.1.4. Podešavanja parametara preduzeća/preduzetnika
2.1.4.1. Podaci o stranci
2.1.4.2. Podešavanja za rad sa eRačunima
2.1.4.3. Izbor izgleda računa

2.2. Rad sa računima
2.2.1. Komunikacija sa portalom eFaktura
2.2.2. Dodatni podaci
2.2.3. Unos podataka
2.2.4. Izmena izgleda računa


1. Podešavanja na portalu eFaktura

Na portalu eFaktura, birate opciju menija Podešavanja->API menadžment, gde je potrebno aktivirati opciju daljiskog upravljanja računima, kao i slanja obaveštenja o promenama.


1.1. Aktiviranje opcije preuzimanja računa

Uključiti „API status“, snimiti izmenu i podatak "Ključ za autentifikaciju" upisati u podešavanjama za to preduzeće/preduzetnika.

Nakon aktivacije, poslati zahtev Handy soft doo za aktiviranje opcije eRačuni.

Nakon aktivacije, nikada ne birati dugme „Obnovi“.
Ako se ovaj podatak promeni, a on je jedinstvena oznaka na portalu eFaktura, sinhronizacija neće raditi i potrebno je novi podatak upisati u podešavanjama za to preduzeće/preduzetnika.


1.2. Unos adresa za slanje obaveštenja

Zbog organizacije sistema obaveštavanja eFaktura, obaveštenja o promenama za tekući dan počinju da stižu dan nakon aktivacije.
Korisnik može za dva pravna lica/preduzetnika (stranke) dobijati obaveštenja o promenama za tekući dan.

Napomena:
Informacije o promenama, osim za tekući dan se preuzimaju sa portala eFaktura.
Promene za tekući dan, portal eFaktura šalje na adrese (parametri se dobijaju za najviše dve stranke) unete u podacima API endpoint (videti sliku ispod) i za ta obaveštenje se mora "pretplatiti" svakoga dana, da bi se dobijala sutradan.
HSFormular prilikom pokretanja, prijavljuje sve stranke sa podatkom ApiKey i UserId (podataka koji dobijate od nas) za dobijanje obaveštenja, ali problem nastaje ako ga jednoga dana ne pokrenete i time se "pretplatite", jer sutradan nećete dobijati informacije o tekućim promenenama.

Ako je bitno da HSFormular dobija obaveštenja tekućeg dana i ako želite da se prijavljivanje obavlja automatski, potrebno je da nam pošaljete ApiKey, a mi ćemo Vam poslati potrebne parametre za podešavanje portala eFaktura i aplikacije HSFormular.


2. Rad u programu HSFormular

Ako nemate unete podatke preduzeća/preduzetnike za koje želite da šaljete račune, morate ih uneti izborom menija ePorezi->Stranke.


2.1. Lista računa

Na "toolbar"-u birate željenu stranku, a zatim meni eRačuni->Lista računa.



2.1.2. Sinhronizacija - preuzimanje izmena

Za preuzimanje izmena od poslednje sinhronizacije, izaberite opciju menija prozora (tri horizontlne linije u desnom delu zaglavlja liste) i opciju "Sinhronizacija".

Za preuzimanje izmena za određeni period, birate meni eRačuni->Sinhronizacija i tada se otvara prozor u kojem možete zadati željeni period.


2.1.3. Preuzimanje svih računa

Izborom menija Opcije->Baza podataka->eRačuni->Preuzimanje svih računa, preuzimaju se svi izlazni i ulazni računi sa portala eFaktura.

Napomena
Opcija je predviđena za rekonstrukciju baze računa, usled njenog gubitka ili iz bilo kog drugog razloga nedostajanja podataka.
Prilikom preuzimanja, ukoliko račun već postoji u bazi, ažurira se njegov status.
Ako Vam nedostaje deo podataka, videti da li bi vremenski kraća operacija bila sinhronizacija za određeni period.
Opciju koristiti u krajnjoj nuždi, program je izvršava u pozadini, ali u zavisnosti od broja računa može potencijalno dugo trajati.


2.1.4. Podešavanja parametara preduzeća/preduzetnika

U gore-desnom uglu prozora sa listom računa, birate ikonu menija i opciju "Podešavanja".


2.1.4.1. Podaci o stranci

U levom prozoru su podaci preduzeća/preduzetnika koji se koriste prilikom rada sa eRačunima.

U desnom panelu su dodatni podaci koji se za rad sa eRačunima.
- Kontakt osoba (podaci se ne vide na računu, šalju se samo u okviru XML-a)
- Ostali podaci (podaci za zaglavlje računa)
- Poreski punomoćnik (ako postoji, podaci se ne vide na računu, šalju se samo u okviru XML-a)
* žutom bojom su obeleženi obavezni podaci


2.1.4.2. Podešavanja za rad sa eRačunima

Kontrola pristupa
- reguliše opcije koje su omogućene prilikom rada

Isključite opciju ako ste npr. agencija i potrebno je samo da preuzimate podatke komintenta, time onemogućavate nenamerno odobravanje ili prihvatanje nečijih računa.

ApiKey
- podatak koji ste dobili na portalu eFaktura

UserId
- podatak koji dobijate od Handy soft doo, za primanje promena za tekući dan
* korisnik može za dve stranke dobijati obaveštenja o promenama za tekući dan

Format broja dokumenta
- izbor formata broja novog dokumenta, za svaki tip računa
* broj pro-računa se automatski formira na osnovu tekućeg vremena

Rok plaćanja (dana)
- prilikom formiranja novog računa, datum plaćanja je broj dana plus datum izdavanja računa


2.1.4.3. Izbor izgleda računa

U ovom prozoru možete izabrati izgled računa, kao i definisati neobavezna polja koja želite ili ne želite da se prikazuju prilikom formiranja novog računa.

Početni oblik
- Željeni prikaz prilikom formiranja novog računa, moguće vrednosti
- sve kolone (različite stope PDV, popust za svaku stavku)
- samo viša stopa (samo opšta stopa PDV, ukupan popust na sve stavke)
- samo niža stopa (samo posebna stopa PDV, ukupan popust na sve stavke)
- bez PDV (ako niste obveznik PDV)
- Iznos slovima
- Instrucije za plaćanje (podaci se uvek šalju u XML-u)
- Napomena
- Strelice levo i desno - izbor tipa/izgleda računa


2.2. Rad sa računima

2.2.1. Komunikacija sa portalom eFaktura

U levom panelu, nalaze se podaci o statusu računa i gde možete dodati priloge uz račun (samo za izlazne račune).

Izborom meni ikone, dobijate radnje koje možete izvršiti:
a) Izlazni računi
- Pošalji (kada je status računa U izradi)
- Storniraj (kada je status računa Odobren)
- Otkaži (kada je računa poslat, ali nije niti odobren niti odbijen)
- Briši (kada je račun U izradi);
- Snimi XML (snima na disk originalni XML sa portala eFaktura)
- Proveri status računa
* koristite ako račun nije odgovarajućeg/očekivanog statusa:
- dešava se da portal eFaktura ne pošalje sve poruke o promenama
- dešava se da portal ne šalje promene statusa hronološkim redosledom
- račun može da bude statusa "Šalje se", jer nakon poruka "Šalje se" i "Poslato", ponekad portal (greškom?) pošalje dodatnu poruku "Šalje se"

- Istorija promena (sve promene statusa računa)
- Prilozi
* prilozi koje želite poslati sa računom, dozvoljeno je ukupno tri priloga tj. račun i dodatna dva priloga
* u slučaju kada je račun formiran van programa, prikazuje se stavka InvoiceSEF, PDF koji je generisao portal eFaktura




b) Ulazni računi
- Odobri (prihvatanje primljenog računa)
- Odbaci (odbijanje primljenog računa)
- Snimi XML (snima na disk originalni XML sa portala eFaktura)
- Proveri status računa
* dešava se da portal eFaktura ne pošalje sve poruke o promenama, pa ovom opcijom možete ažurirati status računa
- Prilozi
* prilozi koji su poslati uz račun, uključujući i sam račun;
* stavka InvoiceSEF je račun koji je generisao portal eFaktura.
* pošiljalac ne mora poslati i račun u PDF formatu, tako da možete dobiti račun samo sa automatski generisanim PDF-om


2.2.2. Dodatni podaci

U desnom panelu, nalaze se razne opcije koje se koriste prilkom formiranja računa (samo za izlazne račune).

Izborom meni ikone, dobijate radnje koje možete izvršiti:
- Tip računa
- sve kolone (različite stope PDV, popust za svaku stavku)
- samo viša stopa (samo opšta stopa PDV, ukupan popust na sve stavke)
- samo niža stopa (samo posebna stopa PDV, ukupan popust na sve stavke)
- bez PDV (ako niste obveznik PDV ili je izabrano poresko oslobođenje)
- Broj slovima (prikaži ili skloni element)
- Napomena (prikaži/briši napomenu)
- Avansni računi (prikazuje/briše listu avansnih računa)
- Poresko oslobođenje (izbor poreskog oslobođenja propisanih Zakonom)
- Instrukcije za plaćanje (prikaži ili skloni element - uvek se šalje u XML-u)
* ovde se vrši izbor i unose podaci u vezi sa plaćanjem;
- Kontakt (podaci se ne prikazuju na računu, samo se šalju u XML-u)
- Nosilac javne nabavke (u slučaju kada primalac računa nije i naručilac)
- Reference (dodavanje/brisanje dodatnih polja - šalje se samo u XML-u)
- broj ugovora
- broj sporazuma
- broj narudžbenice/fakture/ponude
- broj naloga
- broj prijemnice
- broj otpremnice
- Promet bez naknade
* račun može biti samo u celosti bez naknade


2.2.3. Unos podataka

Unos se vrši standardno, gde je moguć izbor, program obaveštava o dostupnim opcijama.

Brisanje stavki računa
Stavka se briše ukoliko je polje naziv bez teksta ili količina nula.

Sistem eFaktura ograničava da je datum izdavanja računa tekući dan, tako da to polje nije omogućeno i ono se automatski popunjava.

Ograničenja
Nije moguće kombinovati stavke sa i bez poreskog oslobođenja.
Na računu je moguće imati samo jedno poresko oslobođenje.
Račun bez naknade ne može imati kombinovane stavke i iznos "za uplatu" je uvek nula.


2.2.4. Izmena izgleda računa

Kada je otvoreni račun u režimu "U obradi", možete izabrati meni Dokument->Izmena obrasca i prilagoditi izgled računa.

Možete izmeniti osobine elemenata i u nekim slučajevima poziciju.
Klikom na željeni element, u desnom panelu se prikazuju osobine koje je moguće promeniti.

Redosled elemenata ispod tabele (napomena, pregled poreza, avansi...) možete promeniti, desnim klikom na element i izborom opcije "Pomeri na kraj/početak" liste.

Napomena
Izmenjeni izgled ne utiče na izgled ranije snimljenih računa.


Copyright © 2002-2022 Handy soft